Jak jsme firmě snížili náklady a ušetřili 30+ hodin měsíčně

Jedna z mnoha realizací, která potvrzuje, že automatizace dávají smysl. Rutina se mění v systém, čas se vrací zpět.

Představení projektu

Zastoupení prémiové značky trampolín Springfree pro střední Evropu. Realizace pro: Česko, Rakousko, Slovensko, Polsko, Maďarsko, Chorvatsko a Slovinsko.

Desítky tisíc klientů po celé Evropě

7 e-shopů

2 Sklady

7 sazeb DPH

7 jazyků

7 měn

7 domén

Problémy

Zdlouhavé každodenní odpovídání na e-maily bez systému.

Ruční tvorba přepravních štítků s vysokou chybovostí.

Ztráta klientů kvůli nefunkčnímu a nepřehlednému CRM.

Zmatek v platbách a neaktuální přehled o stavu skladu.

Manuální vystavování a časté editace faktur.

Zastaralý a pomalý e-shop, který špatně reprezentuje značku

Řešení

Automatické odpovědi a třídění příchozích e-mailů.

Plně automatizovaný systém pro správu dopravy.

CRM systém, který se aktualizuje a propojuje v reálném čase.

Sjednocení a automatická aktualizace skladových dat.

Automatické vytváření faktur a jejich odesílání účetní.

Kompletní modernizace a automatizace e-shopu + zrychlení načítání

Plně automatizovaný systém na dopravní štítky

Dříve probíhalo vytváření přepravních štítků ručně. Tento postup byl časově náročný, zabíral desítky minut denně a zároveň byl náchylný k chybám. I malá nepřesnost v zadání údajů mohla vést ke zpoždění doručení objednávky, nebo dokonce k jejímu nevyzvednutí dopravcem.

Proto jsme vyvinuli vlastní program, který propojuje fakturační a skladový systém a celý proces plně automatizuje. Každý den v 7:00 se automaticky vyfiltrují všechny objednávky určené pro daného dopravce. Následně se zjistí, z kolika balíků se objednávka skládá, jaké jsou jejich rozměry a hmotnost, a na základě těchto dat se spočítá objem zásilky a vygeneruje přesný počet štítků.

Hotové štítky společně s předávacím protokolem jsou poté automaticky odeslány na platformu Telegram, kde je obdrží příslušná osoba odpovědná za expedici. Díky tomu je každý den ráno vše připraveno bez manuálních zásahů.

Tato automatizace nejen výrazně zkrátila čas potřebný na zpracování objednávek, ale také odstranila veškerou chybovost. Výsledkem je spolehlivější expedice, vyšší efektivita a úspora desítek hodin.

Předtím

Ruční vytváření štítků

Potom

Automaticky generované štítky

Úspora času

Chybovost 0 %

Rychlejší expedice

Přehlednější

Aktualizovaný CRM systém s filtrací

Dříve firma vedla databázi klientů pouze v Excelu nebo poznámkovém bloku. Tento způsob byl zdlouhavý, nepřehledný a často neúplný – chyběly důležité informace, zápisy nebyly konzistentní a orientace v datech byla složitá.

Proto jsme navrhli a zavedli zcela nový CRM systém, který propojuje Notion se skladovým a fakturačním systémem. Klienti se do databáze zapisují automaticky na základě svých objednávek a jejich aktuálního stavu. Celá tabulka se dá snadno filtrovat a využívat pro další práci s klienty.

Díky tomu má firma konečně kompletní a přehlednou databázi zákazníků, kterou může okamžitě využít například k odesílání personalizovaných newsletterů a to přesně podle toho, co už klient objednal, nebo naopak co mu ještě chybí. To vše samozřejmě zcela automaticky, bez ruční práce.

Předtím

Nepřehledná tabulka s klienty

Potom

Automatizovaný CRM systém

Dokonalý pořádek

Efektivnější

Bez ruční práce

0% chaos

E-maily vyřízené dřív, než otevřete schránku

Dříve firma denně ztrácela hodiny odpovídáním na stále stejné e-maily. Tento proces byl nejen únavný, ale také zpomaloval reakční dobu vůči klientům.

Proto jsme vytvořili systém s personalizovaným AI promptem, který všechny příchozí e-maily automaticky zpracuje. Pro každý dotaz se vygeneruje odpověď a ta se připraví přímo do složky konceptů ve firemní schránce.

Když přijde čas na odepisování, zaměstnanci už nemusí psát nic od nuly – pouze rychle projdou připravené drafty, případně doladí drobnosti, a odešlou. Výsledkem je rychlejší komunikace, konzistentní odpovědi a výrazná úspora času každý den.

Předtím

Ruční odpovídání na e-maily

Potom

Automatické návrhy odpovědí

Rychlejší reakce

Méně rutiny

Větší konzistence

Úspora času

7 e-shopů, 1 systém pro všechno.

Dříve panoval ve firmě chaos v platbách a stavech skladu. Každý e-shop fungoval samostatně, což při 7 zemích a 7 různých obchodech způsobovalo nepřesnosti a zbytečné problémy.

Proto jsme napojili systém, který spojuje všech 7 e-shopů a automaticky na nich aktualizuje dostupnost produktů. Díky tomu je vždy jasný přehled o zásobách.

Na tento systém jsme navázali i fakturaci a firemní bankovní účty z různých zemí. Jakmile dorazí platba z banky, automatizace ji okamžitě spáruje se správnou objednávkou a aktualizuje její stav. Tento krok následně spustí další procesy – od potvrzovacího e-mailu až po generování štítků a expedici.

Výsledkem je přehledný, spolehlivý a plně propojený systém, který eliminuje manuální zásahy a zbytečné chyby.

Předtím

Totální chaos

Potom

Sjednocený & přehledný systém

Jednotný systém

Více zemí

Okamžitý přehled

Lepší kontrola

Legislativa pod kontrolou, faktury bez stresu

Účetnictví je oblast, ve které nechcete mít chyby. Dříve musela firma každou fakturu vytvářet ručně, což bylo nejen zdlouhavé, ale i náchylné k chybám. Navíc jednou za měsíc bylo nutné faktury stahovat a posílat účetní nebo dalším lidem, kteří je potřebovali pro svou práci.

My jsme zavedli nový fakturační systém, který zvládá všechny požadavky spojené s 7 e-shopy v různých zemích. Každá faktura je nyní generována plně automaticky – v jazyce zákazníka, se správnou sazbou DPH a v souladu s legislativou daného státu.

Po každé objednávce se faktura okamžitě vytvoří a automaticky odešle všem, kdo ji potřebují. Jednou za měsíc se navíc generuje přehled s kompletními výsledky, který poskytuje jasný vhled do vývoje prodejů.

Výsledkem je rychlejší práce, nulová chybovost a spolehlivé účetnictví. Bez ručního zásahu.

Předtím

Ruční psání a editace faktur

Potom

Automaticky generované faktury

Rychlejší fakturace

Pro každý trh

Dle legislativy

Měsíční přehledy

Nové e-shopy & automatizace od základu

Původní e-shop firmu spíše brzdil než podporoval. Stránky byly zastaralé, nepůsobily důvěryhodně, načítaly se pomalu a tím snižovaly konverze i celkový dojem značky. Navíc chyběla možnost napojit moderní automatizace, takže jakákoli úprava byla složitá a časově náročná.

Rozhodli jsme se proto postavit celý e-shop znovu, od úplného základu. Vytvořili jsme zcela nový moderní design, který odpovídá prémiovému charakteru značky a zároveň je technicky připravený na všechny potřebné automatizace.

Aby firma působila důvěryhodně ve všech zemích, připravili jsme kompletní redesign a lokalizaci e-shopu pro všech 7 trhů, kde působí. Každý web má vlastní jazyk a měnu, takže má zákazník vždy pocit, že nakupuje u lokálního partnera.

Výsledkem je moderní a rychlý e-shop, který nejen reprezentuje značku na úrovni, ale také výrazně zvyšuje konverzní poměr a otevírá dveře dalším automatizacím, které jsme do systému napojili.

Předtím